FATERNA UNRAM - SOP - STANDART OPERASIONAL PROCEDURE

SOP
STANDART OPERASIONAL PROCEDURE

PENGERTIAN SOP

Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah serangkaian  instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan administrasi pemerintahan, bagaimana dan  kapan harus dilakukan, dimana dan oleh siapa dilakukan.Membantu pegawai menjadi lebih mandiri dan tidak tergantung pada intervensi manajemen, sehingga  akan mengurangl keterlibatan pimpinan dalam pelaksanaan proses sehari-hari.

MANFAAT SOP

1.  Sebagai standarisasi cara yang dilakukan pegawai  dalam menyelesaikan pekerjaan yang menjadi  tugasnya.
2.  Mengurangi tingkat kesalahan dan kelalaian yang  mungkin dilakukan oleh seorang pegawai dalam  melaksanakan tugas.
3. Meningkatkan efisiensi dan efektivitas  pelaksanaan tugas dan tanggungjawab individual  pegawai dan organisasi secara keseluruhan.
4. Membantu pegawai menjadi lebih mandiri dan tidak  tergantung pada intervensi manajemen, sehingga  akan mengurangl keterlibatan pimpinan dalam  pelaksanaan proses sehari-hari.
5. Meningkatkan akuntabilitas pelaksanaan tugas.
6. Menciptakan ukuran standar kinerja yang  akan memberikan pegawai cara konkrit  untuk memperbaiki  kinerja serta membantu  mengevaluasi usaha yang telah dilakukan.
7. Memastikan pelaksanaan tugas  penyelenggaraan pemerintahan dapat  berlangsung dalam berbagai situasi.
8.  Memberikan informasi mengenai kualifikasi  kompetensi yang harus dikuasai oleh  pegawai dalam melaksanakan tugasnya.
9. Memberikan informasi mengenai beban tugas  yang dipikul oleh seorang pegawai dalam  melaksanakan  tugasnya.
10. Memberikan informasi bagi upaya  peningkatan kompetensi pegawai.

PRINSIP SOP
PRINSIP PENYUSUNAN SOP
1. Kemudahan dan kejelasan.
2. Efisiensi dan efektivitas.
3. Keselarasan.
4. Keterukuran.
5. Dinamis.
6. Berorientasi pada pengguna (mereka
yang dilayani).
7. Kepatuhan hukum.
8. Kepastian hukum.

PRINSIP PELAKSANAAN SOP
1. Konsisten.
2. Komitmen.
3. Perbaikan berkelanjutan.
4. Mengikat.
5. Seluruh unsur memiliki peran  penting.
6. Terdokumentasi dengan balk.

RUANG LINGKUP SOP
SOP melingkupi seluruh proses  penyelenggaraan administrasi  pemerintahan termasuk pemberian  pelayanan baik pelayanan Internal  maupun eksternal organisasi  pemerintah yang dilaksanakan oleh  unit-unit organisasi pemerintahan.

JENIS SOP

SOP TEKNIS
SOP teknis adalah standar prosedur yang sangat  rinci dan bersifat teknis. Setiap prosedur diuraikan  dengan sangat teliti sehingga tidak ada  kemungkinan-kemungkinan variasi lain.

SOP ADMINISTRATIF
SOP administratif adalah standar prosedur yang  diperuntukkan bagi jenis-jenis pekerjaan yang  bersifat administratif.

FORMAT SOP
Langkah sederhana (Simple Steps) Simple steps dapat digunakan jika prosedur yang akan  disusun hanya memuat sedikit kegiatan dan  memerlukan sedikit keputusan.

 Tahapan berurutan (Hierarchical Steps)

Format ini merupakan pengembangan dari simple steps. Digunakan jika prosedur yang disusun panjang,  lebih dari 10 langkah dan membutuhkan informasi lebih  detail, akan tetapi hanya memerlukan sedikit  pengambilan keputusan Dalam hierarchical langkahlangkah yang telah diidentifikasi dijabarkan kedalam  sub-sub langkah secara terperinci.
 Grafik (Graphic)
Jika prosedur yang disusun menghendaki kegiatan  yang panjang dan spesifik, maka format ini dapat  dipakai. Dalam format ini proses yang panjang tersebut  dijabarkan ke dalam sub-subproses yang lebih pendek  yang hanya berisi beberapa langkah.
Diagram Alir (Flowcharts)
Flowcharts merupakan format yang biasa digunakan jika  dalam SOP tersebut diperlukan pengambilan keputusan yang  banyak (kompleks) dan membutuhkan jawaban "ya" atau  "tidak" yang akan mempengaruhi sub langkah berikutnya.  Format ini juga menyediakan mekanisme yang mudah untuk  diikuti dan dilaksanakan oleh para pegawai melalui  serangkaian langkah-langkah sebagai hasil dari keputusan  yang telah diambil.
SIMBOL SOP/FLOWCHART

                              Terminator:   Melambangkan dimulainya suatu prosedur
                             
                              Process:   Melambangkan proses berjalannya  suatu prosedur

                               Decision: Melambangkan pengambilan  keputusan: Ya atau Tidak

                              Arrow:  Melambangkan arah prosedur

                              Off-page connector: Melambangkan koneksi  perpindahan halaman


ANATOMI SOP

1. IDENTITAS SOP
a. Halaman Judul/Cover:
  1)  Judul
  2)  Instansi/Satuan Kerja
  3)   Tahun pembuatan
  4)  Informasi lain yang diperlukan/alamat  instansi
b. Lembar Pengesahan Dokumen SOP
c. Daftar isi.
d. Penjelasan singkat penggunaan

2. URAIAN SOP

a. Nama SOP, nama prosedur kerja yang di SOP-kan;
b. Satuan kerja/unit kerja;
c. Nomor, nomor prosedur kerja yang di SOP-kan;
d. Tanggal pembuatan, tanggal pertama kali SOP dibuat;
e. Tanggal revisi, tanggal SOP direvisi;
f. Tanggal efektif, tanggal mulai diberlakukan;
g. Pengesahan oleh pejabat yang berwenang;
h. Dasar hukum;
i. Keterkaitan, keterkaitan dengan standar kerja yang lain;
j. Peringatan;
k. Kualifikasi personel;
l. Peralatan dan perlengkapan.

3. FLOWCHART

a. Nomor;
b. Aktivitas;
c. Pelaksana/aktor;
d. Mutu baku berupa:
- Kelengkapan;
- Waktu
- Output;
e. Keterangan.
Standar Operasional Prosedur

LANGKAH TEKNIS PENYUSUNAN SOP  ADMINISTRASI PEMERINTAHAN
A. PERSIAPAN PENYUSUNAN SOP
1. MEMBENTUK TIM DAN KELENGKAPAN

Tim bertugas untuk melakukan identifikasi kebutuhan,  mengumpulkan data, melakukan analisis prosedur,  melakukan pengembangan, melakukan uji coba,  melakukan sosialisasi, mengawal penerapan, memonitor  dan melakukan evaluasi, melakukan penyempurnaanpenyempurnaan, menyajikan hasil-hasil pengembangan  mereka kepada pimpinan SOP, dan tugas-tugas lainnya.
2. MEMBERIKAN PELATIHAN BAGI ANGGOTA TIM
Agar tim dapat melakukan tugasnya dengan baik, maka  seluruh anggota tim harus memperoleh pembekalan yang  cukup tentang bagaimana menyusun SOP. Petunjuk  pelaksanaan penyusunan SOP ini menjadi panduan bagi  anggota tim dalam melaksanakan tugasnya.
3. SOSIALISASI SOP KE SELURUH UNIT
Agar seluruh satuan kerja dalam organisasi mengetahui  adanya perubahan yang akan dilakukan, maka pimpinanpimpinan unit mengetahui hal ini. Peran pimpinan puncak  akan sangat menentukan dalam hal ini.

B. PENILAIAN KEBUTUHAN SOP

Penilaian kebutuhan adalah proses awal  penyusunan SOP yang dilakukan untuk  mengidentifikasi  kebutuhan SOP yang akan disusun. Bagi organisasi yang sudah memiliki SOP, maka  tahapan ini merupakan tahapan untuk melihat  kembali SOP yang sudah dimilikinya dan mengidentifikasi perubahan-perubahan yang  diperlukan.
Bagi organisasi yang sama sekali belum memiliki  SOP, maka proses ini murni merupakan proses  mengidentifikasi kebutuhan SOP.
C. PENGEMBANGAN SOP
Pengembangan SOP pada dasarnya meliputi lima  tahapan proses kegiatan secara berurutan yang dapat  dirinci sebagai berikut:
1. PENGUMPULAN INFORMASI DAN INDENTIFIKASI ALTERNATIF

Tim dalam mengembangkan SOP setelah melakukan  penilaian kebutuhan (need assessment) adalah  mengumpulkan berbagai informasi yang diperlukan  untuk menyusun SOP. Identifikasi informasi dapat  dilakukan dengan teknik pengumpulan data seperti  brainstorming, focus group discussion, wawancara,  survey, benchmark, dan telaahan dokumen.
2.  ANALISIS DAN PEMILIHAN ALTERNATIF

Setelah berbagai informasi terkumpul, langkah selanjutnya  adalah melakukan analisis terhadap alternatif-alternatif  prosedur yang berhasil diidentifikasi untuk dibuatkan  standarnya. Prinsip-prinsip penyusunan SOP  sebagaimana diuraikan dalam bab sebelumnya dapat  digunakan sebagai acuan untuk menentukan mana  alternatif prosedur yang akan dipilih untuk distandarkan  antara lain, yaitu:
a.Kemudahan dan kejelasan.
b.Efisiensi dan efektivitas.
c.Keselarasan.
d.Keterukuran.
e.Dinamis.
f.Berorientasi pada pengguna/mereka yang dilayani.
g.Kepatuhan hukum.
h.Kepastian hokum

3. PENULISAN SOP

Beberapa aspek yang perlu diperhatikan dalam penulisan  SOP, antara lain:
a. Tipe SOP
Sebagaimana dibahas pada bab sebelumnya, terdapat dua tipe SOP yang dapat digunakan, yaitu technical  SOP (Teknis) atau administrative SOP (Administratif).
b. Format SOP
Mengenai format SOP juga telah dibahas pada bab  sebelumnya, yaitu: Simple steps, Hierarchical steps,  Graphic, dan Flowcharts.
c. Tingkatan kerincian/detail
Jenis pekerjaan akan memberikan pengaruh pada  tingkatan kerincian SOP yang akan dibuat.
d. Prinsip-prinsip penyusunan SOP
SOP harus dirumuskan dengan memenuhi prinsip-prinsip  sebagaimana diuraikan pada bab sebelumnya, yaitu :  Kemudahan dan kejelasan; Efisiensi dan efektivitas.;  Keselarasan; Keterukuran; Dinamis; Berorientasi pada  pengguna (mereka yang dilayanl); Kepatuhan hukum; dan  Kepastian hukum.
e. Anatomi SOP dan pendokumentasian SOP, sebagaimana  diuraikan sebelumnya
4. PENGUJIAN DAN RIVIU SOP
Untuk memperoleh SOP yang memenuhi aspekaspek sebagaimana telah diuraikan di atas, SOP  yang dirumuskan oleh tim SOP harus melalui  tahapan pengujian dan riviu.
Proses pengujian dan riviu kemungkinan akan  memaksa tim untuk kembali pada proses-proses  pengumpulan data dan analisis, karena masih  memerlukan informasi-informasi terbaru/tambahan  yang sebelumnya tidak terpikirkan sebelumnya.
5. PENGESAHAN SOP
Proses pengesahan dokumen SOP, merupakan  tindakan pengambilan keputusan oleh pimpinan  K/L/Pemda.
Efektivitas kerja tim sangat tergantung dari tingkat  keterlibatan pimpinan. Keterlibatan pimpinan dalam  membenkan arahan kepada tim sejak permulaan tim  dibentuk, akan sangat memudahkan proses  pengesahan. Jika keterlibatan pimpinan sangat  terbatas, maka tim harus secara aktif membenkan  informasi kemajuan sampai akhirnya informasi  mengenai hasil final yang telah diperoleh tim.

D. INTEGRASI (PENERAPAN) SOP

Penerapan SOP dalam praktek penyelenggaraan tugas  dan fungsi organisasi merupakan langkah selanjutnya  pada siklus SOP setelah pengembangan SOP yang  menghasilkan rumusan SOP dimana secara formal  ditetapkan oleh pihak pimpinan organisasi.
Penerapan SOP meliputi tahapan-tahapan sistematis  dimulai dari langkah memperkenalkan SOP sampai pada  pengintegrasiaan SOP dalam pelaksanaan prosedurprosedur keseharian oleh organisasi.

 E. MONITORING DAN EVALUASI

Monitoring
Sebagai bagian dari proses dalam penerapan SOP,  organisasi harus mempersiapkan sebuah mekanisme  monitoring kinerja dan memastikan bahwa SOP telah  dilaksanakan dengan baik. Salah satu kunci keberhasilan penerapan SOP adalah  memonitor sampai sejauhmana setiap pelaksana menguasai  SOP yang telah ditetapkan. Tujuannya adalah agar setiap  pelaksana dapat bertanggungjawab atas kinerja  pelaksanaan tugasnya yang dilaksanakan dengan SOP yang  berlaku.

Evaluasi
SOP secara substansial akan membantu organisasi menjadi lebih produktif. Dengan adanya SOP ini, maka  organisasi telah melakukan sebuah komitmen jangka  panjang dalam rangka membangun sebuah organisasi  menjadi lebih efektif dan kohesif. Tidak selamanya  sebuah SOP berlaku secara permanen, karena  perubahan lingkungan organisasi selalu membawa  pengaruh pada SOP yang telah ada. Oleh karena itulah  SOP perlu secara terus menerus dievaluasi agar  prosedur-prosedur dalam organisasi selalu merujuk  pada akuntabilitas dan kinerja yang baik.
Evaluasi, sebagai langkah tindak lanjut dari tahapan  monitoring, dapat meliputi substansi SOP itu sendiri  atau berkaitan dengan proses penerapannya.